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Briefe & Co.: Wer darf was öffnen?

Auch wenn die Kommunikation seit Jahren immer digitaler wird: Es gibt sie noch – die gute alte Postsendung – und mit ihr das Briefgeheimnis, das übrigens auch für Päckchen und Pakete gilt. Eine viel diskutierte Frage in Unternehmen: Wer darf eigentlich was öffnen?

 

Grundsätzlich gilt: Sendungen, die an eine Firma adressiert sind, dürfen von dazu befugten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geöffnet werden. Doch wer ist befugt und wer nicht? Das ist meist Team-intern geregelt. Auch Vertretungsregelungen sollte es unbedingt geben, um ein zeitnahes und unproblematisches Öffnen der eingehenden Post sicherzustellen.

Wichtig: Als „persönlich“ oder „vertraulich“ gekennzeichnete Post darf nur von der jeweils empfangenden Person geöffnet werden. Fehlt dieser Vertraulichkeits-Zusatz und ist nur ein Name oder eine Abteilung angegeben, darf die Sendung von befugten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geöffnet werden. Die Angaben dienen in der Regel lediglich dazu, die interne Verteilung zu erleichtern. Selbst Sendungen, die den Zusatz „zu Händen“ oder „c/o“ tragen, dürfen geöffnet werden. Allerdings sollte man in dem Fall sicherheitshalber davon ausgehen, dass der Absender eher ein vertrauliches Anliegen hat.

Briefe an die Geschäftsführung oder an die Standortleitung sollten generell ungeöffnet weitergeleitet werden, da diese unter Umständen sensible Daten enthalten. Hier obliegt es den Geschäftsführungen bzw. Standortverantwortlichen zu bestimmen, ob jemand befugt ist, an sie gerichtete Postsendungen zu öffnen.

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Auch hier gilt:
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Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, können Sie sich gerne an
Malte Pignol
(datenschutz@albagroup.de),
Datenschutzbeauftragter der ALBA Group,
wenden.

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