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Datenschutz im E-Mail-Verkehr

Mit einem Klick dutzende oder hunderte Empfänger erreichen? Na klar, per E-Mail kein Problem. E-Mails sind schnell, kostengünstig und im Büroalltag einfach nur praktisch: Kein Wunder, dass sie Telefonaten und Briefen schon lange den Rang abgelaufen haben. Aber gerade was Sammelverteiler-Nachrichten angeht, lauern aus Datenschutz-Sicht einige Fettnäpfchen. Hier ein paar Tipps.

 

Fingerspitzengefühl, bitte!

Datenschutz-Regel Nummer Eins:
Personenbezogene Daten dürfen nur berechtigten Personen offengelegt werden. Für E-Mails bedeutet das zuallererst, dass in der Kommunikation die Vertraulichkeit zu wahren ist. Sprich: Fingerspitzengefühl ist gefragt – und das nicht erst bei den Inhalten einer Nachricht, sondern schon bei der Auswahl der für alle sichtbaren Adressen. Denn trägt man mehrere E-Mail-Adressen in das An- oder CC-Feld ein, sehen sämtliche Empfänger, wer die E-Mail außer ihnen noch erhalten hat. Besonders bei externen – aber auch bei internen – Empfängern kann das heikel sein.

An oder CC?
Ins An-Feld gehören all diejenigen, von denen Sie eine direkte Antwort oder Aktion auf Ihre Nachricht erwarten. Aber bitte mengenmäßig nicht übertreiben! Überlegen Sie lieber zweimal, ob Sie wirklich von jedem eine Rückmeldung benötigen. Wenn Sie lediglich einen Informationsfluss sicherstellen wollen und kein aktives Tun erwarten, verwenden Sie besser die CC-Option.

In manchen Fällen sinnvoll: BCC
Im Gegensatz zum An- und CC-Feld sind die im BCC-Feld eingetragenen Adressen für alle anderen unsichtbar. Die BCC-Empfänger erhalten die Information sozusagen unter der Hand, ohne dass jemand es mitbekommt. Genau das beschert der Funktion auch ihren schlechten Ruf, BCC lässt sich hervorragend für Heimlichtuereien missbrauchen.

Dennoch hat das Feld durchaus seine Berechtigung – nämlich dann, wenn die Empfänger sich untereinander nicht kennen sollten. Zum Beispiel bei Mailings, die an mehrere Kunden gehen, oder auch wenn es in der E-Mail um vertrauliche Themen geht. Darüber hinaus kommt BCC auch bei sehr großen Empfängerkreisen zum Einsatz, zum Beispiel bei der Versendung von Newslettern, Gruppen-Einladungen oder dem morgendlichen Pressespiegel. Auch bei Informationen, die für den Aushang bestimmt sind, ist BCC sinnvoll: Da die Empfänger nicht ausgedruckt werden, bleibt der Aushang übersichtlich.

 

Sie finden das alles reichlich kompliziert? Nur Mut, am Ende ist es tatsächlich halb so wild. „Eigentlich muss man nur seinen gesunden Menschenverstand einschalten“, sagt Malte Pignol, Datenschutzbeauftragter der ALBA Group. Sollten Sie doch einmal unsicher sein, können Sie ihn unter datenschutz@albagroup.de gerne kontaktieren.

QUIZ – Testen Sie Ihr E-Mail-Wissen!

Sie haben alles verstanden? Bei An, CC und BCC wissen Sie blind, wo´s lang geht? Super! In unserem Quiz können Sie Ihr Wissen testen.



Welches Feld wählen Sie, …?

… wenn Sie einen Kunden oder Geschäftspartner über einen individuellen Sachverhalt informieren möchten?
An
CC
BCC

Richtig!

Falsch!



Welches Feld wählen Sie, …?

… wenn Sie eine gleichlautende Information an eine große Zahl von Kolleginnen und Kollegen versenden?
An
CC
BCC

Richtig!

Falsch!



Welches Feld wählen Sie, …?

… wenn Sie einen Kollegen im Rahmen Ihres E-Mail-Verkehrs mit einer weiteren Person lediglich auf dem Laufen halten wollen?
An
CC
BCC

Richtig!

Falsch!



Welches Feld wählen Sie, …?

… wenn Sie gleichlautende Informationen an einen bestimmten Personenkreis über individuelle Angelegenheiten, die vertraulich zu behandeln sind, versenden?
An
CC
BCC

Richtig!

Falsch!



Welches Feld wählen Sie, …?

… wenn Sie einen Projektstatus nicht nur mit dem „An“-Empfänger synchronisieren möchten, sondern beispielsweise auch mit Ihrer Abteilung oder mit externen Beratern?
An
CC
BCC

Richtig!

Falsch!



Welches Feld wählen Sie, …?

… wenn Sie mehrere Kunden über einen gleichlautenden Sachverhalt informieren wollen?
An
CC
BCC

Richtig!

Falsch!

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Datenschutz im E-Mail-Versand

Ich habe %%score%% von %%total%% Fragen richtig beantwortet!

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